Ballots with defective barcodes identified as problem; increased work for county election personnel expected

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Update 5/11/22: This release has been translated into Spanish.

The following release is from the office of the Clackamas County Clerk: 

It has come to the office of the County Clerk’s attention that some ballots printed for the May 17, 2022 Primary Election have barcodes that are blurred. This was a printing issue with an external printer who has printed ballots for Clackamas County for more than 10 years with no issues. This defect in the printed ballot causes the affected ballots to be rejected by the county’s automated ballot processing equipment. The ballots with the defect are validly cast votes, and will be tallied. 

The defective bar codes do not identify voters nor do they relate in any way to voter’s selections on candidates or measures. They are a code that identifies the “ballot style” so that the equipment can tally the votes in the correct elections. 

A certain number of ballots that are received in every election are damaged in handling, in the mail, or while in the possession of the voters due to beverage spills and similar accidents. There is a routine process for handling those ballots. The original ballots themselves are retained. At least two election workers of different political affiliations transfer the votes to a machine-readable duplicate ballot. The workers must agree that the votes cast on the original ballot have been correctly transferred to the “duplicate” ballot to be read by the machine. The duplicate ballot is then included in the batch to be processed in place of the damaged ballot. The damaged ballot is retained.

While there are damaged ballots and ballots marked in a fashion that they are not machine-readable in virtually every election, the incidents are ordinarily very small. Preliminary batch runs for the current election lead the County Clerk to believe that the numbers for this election are higher than usual and that additional time and effort will be necessary. The entire process of ballot duplication for the machine-unreadable ballots will be witnessed by election observers, but, the level of activity will be higher than they have seen in the past. Observable colored lanyards identify the political affiliation of election workers and are worn at all times so that observers can be sure that correct process is being used.

County Clerk Sherry Hall stated:

“It is our objective to count every validly cast vote in this election and every election. Our voters are entitled to expect nothing less. We have plans and procedures in place to competently and correctly respond with this situation and many others. Fortunately, recent legislative and regulatory changes allowed my staff to identify this problem early in the election and have provided additional time to deal with it. It is simply a matter of staffing up and scaling up a process that has been vetted and is already in use. While legislative changes will delay final election results, that delay is due to the shift from a close of polls at 8 PM on Election Day cutoff for receipt of ballots to an Election Day postmark cutoff for ballots. We simply will not have them all to count at 8 PM on Election Day. The delay is not caused by the need to duplicate ballots that are not machine-readable in their original form. There is no better election staff than the one we have here in Clackamas County and we expect to meet all deadlines for the release of tallies and certification of results in spite of the increase in workload.”

For further information, members of the public or media can contact Clackamas County Elections at 503-655-8510. 


Declaración de la oficina de la secretaria del Condado de Clackamas del 4 de mayo de 2022

La secretaria del condado se ha enterado de que algunas boletas impresas para las elecciones primarias del 17 de mayo de 2022 tienen códigos de barra que se ven borrosos. Hubo un error de impresión con una impresora externa que ha imprimido boletas para el Condado de Clackamas durante más de 10 años sin problemas. El defecto en la boleta impresa causa que los equipos de procesamiento de boletas automáticos del condado rechacen las boletas afectadas. Las boletas con el defecto son votos válidos que se contarán. 

Los códigos de barra defectuosos no identifican a los votantes ni los relacionan de ninguna manera con las elecciones de los votantes sobre candidatos o medidas. Son un código que identifica el “estilo de boleta” de manera que el equipo pueda contar los votos en las elecciones correctas. 

En todas las elecciones, se recibe una cierta cantidad de boletas que se dañan al manipularlas, en el correo o mientras están en posesión de los votantes porque derraman bebidas o tienen accidentes similares. Existe un proceso de rutina para encargarse de esas boletas. Las boletas originales se retienen. Al menos dos miembros del personal de las elecciones de distintas afiliaciones políticas transfieren los votos a boletas duplicadas legibles por máquinas. El personal debe acordar que los votos emitidos en la boleta original se han transferido correctamente a la boleta “duplicada” para que la máquina la lea. La boleta duplicada se incluye en el lote a procesar en vez de la boleta dañada. Luego, se retiene la boleta dañada.

Si bien en casi todas las elecciones hay boletas dañadas y boletas marcadas de una manera que la máquina no puede leer, estos incidentes suelen ser muy pocos. Los procesamientos de lotes preliminares para la elección actual le han indicado a la secretaria del condado que las cifras para esta elección serán mayores de lo normal y que será necesario contar con tiempo y esfuerzo adicionales. El proceso total de duplicado de boletas para las boletas que la máquina no puede leer será observado por supervisores de la elección, pero el nivel de actividad será mayor de lo que hemos observado previamente. Los cordones de colores visibles identifican la afiliación política del personal que trabaja en las elecciones y deben ser utilizados en todo momento, de manera que los supervisores puedan asegurarse de que se está implementando el proceso correcto.

La secretaria del condado Sherry Hall indicó:

“Nuestro objetivo es contar todos los votos emitidos con validez en esta y todas las elecciones. Esto es lo mínimo que nuestros votantes tienen derecho a exigir. Hemos implementado planes y procedimientos para responder de manera competente y correcta a esta situación, y a muchas otras. Por suerte, los cambios legislativos y regulatorios recientes permitieron que mi personal identifique este problema al principio de las elecciones y hemos contado con tiempo adicional para afrontarlo. Simplemente se trata de contar con más personal y ampliar el proceso que ya se ha aprobado y que ya se utiliza. Si bien los cambios legislativos demorarán los resultados finales de la elección, el retraso se debe al cambio en el horario límite para la recepción de boletas: del horario del cierre de las urnas a las 8:00 p. m. el día de las elecciones al horario de cierre del servicio postal el día de las elecciones. Simplemente, no tendremos todas las boletas a las 8:00 p. m. del día de las elecciones para contarlas. La demora no estará causada por la necesidad de duplicar las boletas que las máquinas no puedan leer en su formato original. El personal de las elecciones que tenemos aquí en el Condado de Clackamas no podría ser mejor, y esperamos cumplir todos los plazos para revelar el recuento y la certificación de los resultados a pesar del aumento en la carga de trabajo”.

Para obtener más información, los miembros del público o los medios pueden comunicarse con Elecciones del Condado de Clackamas, llamando al 503-655-8510.