Emergency Medical Services Council - Oct. 20, 2025

Minutes

Members Present: Matt Dale, Chair; Dr. Thomas Kofoed, CC Associate Medical Director; Vince Stafford, Molalla Fire; Dr. Sarah Present, CC Public Health Officer; Jason Mahle, Clackamas AMR Operations Manager; Glen Suchanek, Milwaukie PD Behavioral Health Specialist; Vince Stafford, Molalla Fire; Dr. John Turner, CC Associate Medical Director; Ben Postlewait, CCOM; Brad Kuhn, Colton Fire; Jeanie Wilcox, County Resident Representative

Members Absent: Dr. Sean Stone, FACEP Manager; Tony Collins, CCOM Operations Manager; Dr. Ritu Sahni, EMS Medical Director

Guests: Justin Behrens, TVFR; Charles Miller, WC Program Coordinator; Diane Johnson, QA/QI Coordinator AMR; Scott Lind, EMS Coordinator LOFD; Tina Burgess, LOCOM; Chair Craig Roberts, Clackamas County Commissioner

Staff: Kim LaCroix, Public Health Director; Bill Conway, Office of Public Health Emergency Services, Emergency Services Manager; Bill Steward, Office of Public Health Emergency Medical Services, EMS Coordinator; Megan Cardoza, Office of Public Health Emergency Services, Administrative Specialist; Sherry Olson, Finance & Business Services Manager; Deidre Toczyski, Office of Public Health Emergency Services, Data Analyst

The meeting was called to order at approximately 9:01 am.

Introductions:

• Introductions were completed.

Additions/Deletions/Acceptance of Agenda:

• Agenda approved with no additions.

Call to the Public:

• None

Approval of Minutes:

• July 25th, 2025, Meeting Minutes approved.

Recognitions:

• Honor the remembrance of Cheryl Bledsoe, Director of CCOM

Staff Reports:

• County Staffing Update (Bill Conway)
• Presentation by Kim La Croix, CCPH Director
  • Public Health is facing a $1.2 million unanticipated budget shortfall this fiscal year
    • Prio-year carryover reduction
    • Flat or stagnant funding levels
    • Rising operational and personal costs
    • No additional revenue to sustain certain positions
  • Cost saving actions taken:
    • Service Changes
      • Returning Tobacco Retail Licensing Inspection Program to OHA
      • Pausing Mobile Health services
      • Centralizing outreach, data, and surveillance
    • Staffing and contract changes
      • Reducing Health Officer staff time
      • Terminating contracts – internal and external
    • Vacancy savings
      • Program Manager
      • Administrative Specialist 1
• Workforce Reduction
  • 8 FTE eliminated (10% of workforce)
    • Human Services Coordinators (3)
    • Program Managers (2)
    • Epidemiologists (2)
    • Registered Nurse (1)
• Public Health Update (Dr. Sarah Present)
  • Recent Covid surge is on the downswing with recent outbreak likely over
    • Covid and Flu vaccines available to the public
    • State supply of Covid vaccines extremely limited
    • Minimal amount of Vaccine For Children supply
    • Insured individuals can go to their pharmacy or Primacy Care
    • Uninsured adults have very few options currently
  • Flu cases are currently low
    • Good results seen on the efficacy of this year’s Flu vaccine from the Southern Hemisphere
  • RSV cases are low
  • OHA turned on wastewater monitoring for Measles detection
    • Detected Measles on October 8th in Marion County
      • No known or suspected Measles cases pending in Clackamas County
      • Marion County has not identified a source
• Finance (Sherry Olson)
  • In the first quarter of the fiscal year with a fund balance of $257,639 available
    • Will roll into actual financials later in the year when the books have been closed.
    • July – September payments have not come in; therefore, those months payments have not been made to the fire districts
      • Last 3 months’ checks from AMR have been sent to AP and approved
      • Payments will be sent out once the money has been received for those months
        • Delay due to contract negotiations
    • No Compassion Care this year due to AMR taking over that program
    • Received $58,000 in reimbursement
    • Will be using a large portion of the fund balance to purchase Video Laryngoscopes
• Behavioral Health Response Update (Bill Conway)
  • Multidisciplinary behavioral health work group that meets monthly
    • Includes anyone/group that touches behavioral health response with the focus and goal to:
      • Break down silos leading to better patient care
      • Reduce the number of behavioral health patients that are sent to the ED or jail
      • Provide resources to get them what they need, when they need it
  • Working on Universal ROI (Release of Information) form for practitioners and caregivers to communicate amongst each other regarding patient care
    • Currently with Legal
  • Julota – charting platform Community Paramedics use that brings together all the charting platforms data into one location
    • Presentation on the Julota platform will be presented to the workgroups to see what functions they will be needing

Committee / Special Interest Reports:

• EMS Strategic Plan Taskforce (Bill C.)
  • No new report
• QI Committee (Dr. John Turner)
  • Meets monthly discussing performance and areas of improvement on some of the following topics:
    • Pediatric seizures
      • Participating in the regional PD dose trial
    • Advanced airway management
    • Cardiac arrest
  • Started new sub-groups, including STEMI and advance airway workgroup, as a result from a recommendation from an EMS consultant.
• Protocol Development Committee (Dr. John Turner)
  • Monthly meetings have ended for the year
    • In the middle of finalizing the changes to the regional protocols
    • Working on annual update videos and training that will be pushed out to the agencies soon
    • New protocols at Multi-Agency Training will be discussed and given training on
    • Participating in a new study called the Early Amiodarone
      • Run out of OHSU
      • Multnomah County switched last year
      • Clackamas County switching this year
      • Washington County switching next year
• Operations Subcommittee (Brad Kuhn)
  • Meetings held monthly on the first Monday of the month
  • Currently working towards a Video laryngoscope replacement
  • Looking at new Bag Valve Masks
  • Discuss medication shortages every month, which is very helpful for all the agencies
• System Enhancement Subcommittee (Jason Mahle)
  • Video Laryngoscope RFP (Request For Bid) closed last week
    • 3 bids received
    • 1 rejected due to not fully meeting all the criteria
    • Bill Steward meeting with County Procurement to evaluate the remaining 2 bids
• ESO Committee (Scott Vachter/Nate)
  • Working on HDE (Health Data Exchange) with OHSU to get patient outcomes data
    • Oregon Health Leadership Council supporting HDE rollout for Legacy Hospital and one other that is unknown at this time
  • Working with the State on a new Lift Assist Questionnaire to improve Care Home status and response times
  • ESO Rep, Adam Ralston, working with committee to improve their customer service
  • Moving forward with a one-year extension renewal with ESO
• EMS Training Group/MAT (Dr. John Turner)
  • First week scheduled for October 28 – 30, at Willamette Falls Community Center in Oregon City
    • Wednesday’s training will be held at Clackamas Community College
  • Second week is scheduled for November 4 – 6, at Our Lady of Lavang Parish in Happy Valley
    • 3 presentations and stations:
      • Video Laryngoscope hyper-angulated blade technique
      • Early Amiodarone Study
      • Case review discussion
• EPAB/Emergency Physician Advisory Board (Dr. Sahni)
  • Nothing to report
• PSAP (Tina Burgess – LOCOM/Ben Postlewait – CCOM)
  • LOCOM:
• Quarterly QI Dispatch Review Committee and Steering Committee meetings were last week
  • Discussed the continuous modifications made for Nurse Navigation
    • Increased transfers from 21% to 34% due to changes that were recently implemented
    • Sent in reaccreditation for International Academy of EMD
      • Will be at Navigator Walking the Stage in 2026
    • Accrediting with the Northwest Accreditation Alliance in the Spring – NWAA
    • Text-to-911 moved from a web-based platform to integrate into the phone system
  • CCOM:
    • Moved Text-to-911 from a web-based platform to integrate into the phone system like LOCOM
    • Last month CCOM was at an accreditation level for a month for the first time
    • Almost fully staffed
      • Currently have 7 employees in training
      • One employee resigning this week
    • Exploring AI for quality assurance on calls
      • 66% through the integration process
      • Goal is for the call takers to do 2% and currently doing 1%
      • AI will do 100%
      • AI program can also take the calls and use for training scenarios
    • Tony Collins is now the Interim Director
      • Some of his Operations Manager responsibilities are being shared among the supervisor staff
• Labor Committee (Bill S/Mark O.)
  • Working on scheduling a meeting before the end of the year

Old Business:

• None

New Business:

• Nominations for the new Vice Chair to be sent by email.
  • Bill Conway will send out the Bylaws
  • Vote will take place online
• BLS Provider Council Position Vacancy
  • Chief Huffman from Clackamas Fire District #1 is retiring
  • BLS Provide Position is open and will close November 15th

General Announcements

• Bill Conway –
  • Clackamas County Board of County Commissioners and AMR have agreed on a new Performance-based Transport Services Contract
    • 10-year contract with an option for two 5-year renewals
    • Changes and implementations:
• Clinical performance standards AMR will have to meet with Incentives and liquidated damages
• Option to add BLS (Basic Life Support) Ambulances
• New performance review process that adds 2 new review panels
  • Panel made up of subject matter experts
  • Panel made up of individuals that do not have a stake in the EMS system
• Will bring back to the EMS Council for review and approval
• Jason Mahle
  • New QA/QI Coordinator, Diane Johnson, filling Cindy Newton’s position starts November 10th
• Sarah Present
  • Continuing to meet and discuss ways to decrease offload times for EMS
    • Focusing on specific hospitals with longer offload times

Next Meeting:.

• January meeting cancelled due to holiday observance
• Next meeting will be April 20, 2026, at 9:00 am.

Adjourn: The meeting adjourned at approximately 9:59 am.